ProcesHelder (handelsnaam van de eenmanszaak MC365), gevestigd te Reuver en ingeschreven bij de KvK onder nummer 80472737, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom en hoe.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van ProcesHelder en op alle bezoekers van www.proceshelder.nl.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is:

ProcesHelder

MC365 (handelsnaam: ProcesHelder)

Tuindersweg 1

5953 TD Reuver

E-mail: [email protected]

Website: www.proceshelder.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Dit betreft:

2.1 Via het contactformulier op de website

•       Naam

•       E-mailadres

•       Telefoonnummer (indien opgegeven)

•       Bedrijfsnaam

•       Uw vraag of opmerking

2.2 Via Calendly (afspraken inplannen)

•       Naam

•       E-mailadres

•       Tijdstip van de afspraak

•       Eventuele aanvullende informatie die u zelf invult in het afspraakformulier

2.3 Bij uitvoering van een opdracht

•       Contactgegevens van de contactpersoon

•       Bedrijfsgegevens

•       Factuurgegevens

•       Informatie die nodig is voor de uitvoering van de dienst (bijv. procesgegevens, organisatiestructuur)

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

•       Beantwoorden van uw vraag of verzoek via de website of e-mail.

•       Plannen en bevestigen van afspraken via Calendly.

•       Uitvoeren van de overeengekomen diensten.

•       Versturen van offertes en facturen.

•       Nakomen van wettelijke verplichtingen (zoals belastingwetgeving).

Wij gebruiken uw gegevens niet voor marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming, en wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

•       Uitvoering van een overeenkomst: als u een opdracht aan ons verstrekt.

•       Toestemming: als u ons via het contactformulier of Calendly benadert.

•       Gerechtvaardigd belang: voor het opvolgen van zakelijk contact en het verbeteren van onze dienstverlening.

•       Wettelijke verplichting: voor het bewaren van boekhoudkundige gegevens.

5. Gegevens delen met derden

ProcesHelder deelt uw persoonsgegevens alleen met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of wettelijk verplicht. Derden waarmee gegevens kunnen worden gedeeld:

•       Calendly Inc. (VS) – voor het plannen van afspraken. Calendly is ISO 27001-gecertificeerd en verwerkt gegevens conform de AVG (verwerkersovereenkomst beschikbaar).

•       Microsoft Ireland Operations Ltd. – voor onderdelen van onze kantoorautomatisering, waaronder e-mail, agenda en bestandsopslag via Microsoft 365.

•       Google Ireland Ltd. / Google LLC (VS) – voor zakelijke e-mail, documenten en opslag via Google Workspace, voor website-analyse via Google Analytics en voor advertentiecampagnes via Google Ads.

•       Accountant of boekhouder – voor fiscale verplichtingen.

•       Overige hosting- of e-mailproviders – uitsluitend voor de technische afhandeling van communicatie.

Met alle verwerkers hebben wij (of zijn wij verplicht te hebben) een verwerkersovereenkomst afgesloten.

6. Doorgifte buiten de EER

Enkele van onze verwerkers (Calendly, Google en Microsoft) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken of opslaan. De doorgifte naar de VS vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of de Standard Contractual Clauses (SCC) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie. Raadpleeg voor meer informatie het privacybeleid van de betreffende partij: calendly.com/privacy, privacy.microsoft.com en policies.google.com/privacy.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

•       Contactformulier en Calendly-gegevens: maximaal 1 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit is voortgekomen.

•       Gegevens bij een lopende of afgeronde opdracht: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht voor de belastingdienst).

•       Facturen en correspondentie: 7 jaar.

8. Uw rechten

U heeft als betrokkene de volgende rechten onder de AVG:

•       Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.

•       Recht op correctie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

•       Recht op verwijdering (recht op vergetelheid): u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen.

•       Recht op beperking van de verwerking.

•       Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen.

•       Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen.

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Beveiliging

ProcesHelder neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Dit omvat onder meer:

•       Gebruik van beveiligde verbindingen (HTTPS) op de website.

•       Wachtwoordbeveiliging en toegangscontrole op systemen.

•       Gebruik van vertrouwde en beveiligde dienstverleners.

10. Cookies

De website www.proceshelder.nl maakt gebruik van functionele cookies (noodzakelijk voor de werking van de site), analytische cookies (Google Analytics, voor het meten van bezoek en gebruik) en marketingcookies (Google Ads, voor advertentiecampagnes en remarketing). Voor analytische en marketingcookies vragen wij uw toestemming via de cookiebanner bij uw eerste bezoek. U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde aanpassen.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op www.proceshelder.nl/privacy.

Laatste wijziging: April 2026

Contactgegevens: [email protected] | www.proceshelder.nl | KvK: 80472737